【2019年版】Evernoteの整理方法:タグを使うだけで全て解決!

by takumi 8月 03, 2017

無人島に1つだけアプリを持っていくとしたら?
私はEvernoteを選びます。

正直に言うと、、、

つい最近までは全く使いこなせていませんでした。
その理由は、Evernoteの整理方法や、ルールが決まっておらず、効果的に使うことができなかったからです。

Evernoteが発表された当時から、10回以上は使っては止めてを繰り返していたので、
使えば使うほど、ノートブックやタグがカオスになっていきました、、、

そんな私の中で、無人島に持っていきたいNO1アプリにまで頭角を現した理由は、タグを活用する整理方法をマスターしたからです。

整理方法やルールも極めてシンプル。
今までEvernoteで挫折した人には特にオススメの方法です!

整理方の全体像がすぐわかります!
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Evernoteの整理にタグを使う理由

Evernoteの整理にはタグを使うと有効

ノートブックという主要機能が有るのに、なぜタグを使うのでしょうか?

それは、ノートブックを使う以上のメリットが有るからです。

  • タグは、ほぼ無制限に使える(100,000個まで)
  • 1つのノートに復数のタグを使える(100個まで)
  • 3階層以上作れる(フォルダとして使える)

ノートブックで出来ることはタグで全て出来てしまいます。

1つのノートに復数のタグを使えたり、タグの階層も2階層以上設定が可能です。(ノートブックはスタックで2階層まで)
ノートブックにはない、痒い所に手が届く使い方ができるのです。

それ以上に最大のメリットはコレ。
タグだけで整理ができること。

私もそうでしたが、Evernoteの整理が出来ず、使いこなす前に挫折する理由は、ノートブックと、タグの両方を使おうとすることにあります。

思い切ってノートブックでの管理をやめると、一気にシンプルになります。
管理工数も激減します。

これまで何度もEvernoteで挫折した私にとっては革命的方法でした。

タグを使ったEvernoteの整理方法

整理を始めるには、まず2つの設定を行います。

設定1:ノートブック

Evernoteの設定はまずノートブックから

ノートブックは使いません。

ですが、ノート自体はノートブックに蓄積されます。

必用最低限の3つのノートブックだけを設定します。

  • inbox(最初にノートが保存される場所)
  • cabinet(保管庫)
  • ゴミ箱

作成したノートや、クリッパーで収集した情報の第一通過点であるinbox。

最終的にノートが保存されるcabinet。

そして、必用ないノートを捨てるゴミ箱の3種類だけです。

inboxは「最初のノートブック」という名前で、ゴミ箱と共にデフォルトで設定されています。
実際に新規作成するノートブックはcabinetのみです。

3種類以上ノートブックを増やさない!
これが、タグを使って整理する1つめのポイントです。

Evernote整理のポイントはノートブックを使わないこと

Inbox

ノートの一時保管場所がInboxです。

クリッパーなどで保存された情報はまず、全てinboxに入ります。

まずは、新規で作成したノートが、全てinboxに入るように設定をしてください。
デフォルトの「最初のノートブック」の名前を変えるだけでもOKです。

Evernoteのデフォルトのノートブックを作る

ノートブックを新規に作成したら、画像のようにチェックを入れて、デフォルトのノートブックに設定します。

これで、新規に作成したノートは全てinboxに入るようになります。

処理方法に関しては別のコンテンツで紹介しますが、inboxを空にするために、定期的に処理時間を取りましょう!
コンテンツは近日公開します!お楽しみ:)

■メモ
全てのノートで一度inboxを経由する必用はありません。
すでにタグを作成したプロジェクトなどに、ノートを追加する場合は、「cabinetにノートを作成する」を選択しましょう。
ノート作成時に保存先のノートブックを指定するタグ付けだけは忘れずに!

cabinet

全てのノートの保管場所です。

振り分け前のノートがinboxで待機し、処理されたらcabinetに収納されます。
完全にタグで整理をするので、普段cabinetを触る事はありません。

ノートブックの名前はcabinet、保管庫、その他何でもOKです。
あなたが分かり易いネーミングを付けてください。

ゴミ箱

Evernoteのデフォルトノートブックです。

アプリをダウンロードしたときから設定されているので、特に触る必用はありません。
このまま利用します。

設定2:タグ

Evernoteを効果的に運用するにはタグの設定がキモ

タグを設定する前に確認しておきたい、ポイントは2つです。

  • フォルダとして使える
  • ノートに復数のタグを設定して、参照する

タグを使う理由でもあるので、覚えておいてください。

今までノートブックで管理をしていた人は、タグに移行するのは抵抗が有るはずです。

ですが、タグはノートブックが出来ることは全てできます。
安心して進んでください!

主要タグを設定する

階層の1番上のメインタグを設定します。
いうならばフォルダです。

これらもタグでは有るのですが、ノートに付けるタグとしては利用しません。
あくまでタグを保管しておくためのフォルダの位置づけです。

  • .what(何)
  • .who(誰)
  • .when(いつ)
  • .その他
  • ^reference(参照用)

ちなみに、2階層目からのタグはサブタグといいます。

.what(何)

私はここをメインで使います。

画像のように、「what(何)」に関連するタグを復数作ってください。

ノートブックを運用していた人は、スタックがwhatに来るイメージでいいです。

タグの2階層目を設定する

.who(誰)

ノートを共有している場合や、関係する人毎に整理するときにオススメです。

名前のタグを付けると、ノートをシェアした時に便利

^鈴木一郎

このような形でタグを設定しましょう。
共有しているノートや、関連するノートにタグを割り当てます。

私は、管理を少しでもシンプルにしたいのと、ノートを共有することがほとんど無いので、.whoは使っていません。

.when(いつ)

時間別にノートを整理するためにwhenを使います。

例えば、日記や定例会議などのノートを、時系列で整理したい時便利です。
サブタグ名のポイントは、親タグの名前を入れることです。

フォルダのように階層化されていますが、アカウント内で同じタグは1つしか作れません。
繰り返し使われそうなタグ名の時は、先に親タグの名前も入れましょう。

タグを3階層にする時は、2階層目の名前を前に付けると便利

.その他

その他には以下のタグを入れます。

  • どこにも属さないようなタグ
  • 深い階層に入れたくないもの

whatの階層に入れるか悩む事もあると思います。

よりシンプルに整理するために、悩んだら「その他」以外の階層へ入れましょう!

その他のタグには、よく使うものを入れる

reference(参照用)

タグのメリットを最大限得られるのが、この参照用タグです。

参照用タグは単体では使わず、復数のタグと併用します。

参照用のタグを入れると、これらを瞬時に発見できます。

  • 特に印象に残っているノート
  • 良く参照するノート

例えば、私が使っている[^★★★★★]は特に参考にしているノートにつけています。

参照用のタグを使うと、Evernoteの整理が劇的に捗る

ポイントは全てのノートにreferenceタグを付けないことです。
よく参照するノートだけに付けてください。

ここでも、厳格に運用をする必用はありません。
100%を目指そうとすると私のように、挫折します。

基本ルールだけ決めて、あとは柔軟にいきまししょう!

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タグ付けのコツ

タグのタイトルを工夫するだけで、使いやすさが倍増します。

サンプル画像で気が付いた人もいるはずですが、、、

  • .(ドット)で始める
  • プロジェクトは日付で始める
  • 3階層目は2階層目のタグ名を先頭に付ける
  • よく使うものはドット以外の記号を使う(@^)

これらのルールを守るだけで、タグでの整理が更にはかどります!

.(ドット)で始める

ほぼ全てのタグの前にドットを使用します。

タグの先頭に決まった記号を入れる事で、タグの一覧を見れる

タグが増えるにつれ、全てのタグを覚えるのが難しくなります。

先頭にドットを入れておくことで、検索時にタグを一覧で見れます。

そこから直接選ぶか、頭文字を入れれば更に絞り込まれます。
大抵は頭文字を入れた段階で、目的のタグが見つかりまよ!

プロジェクトは日付で始める

プロジェクトなど、時系列で並べたいものはドットを使わずに、日付を入力します。

タグを時系列で保管をしておきたい物は日付けを先頭に付ける

画像のように、過去の仕事を保管するタグを用意します。

完了したプロジェクトをこの中に移動すると、日付け順に並ぶので、後で見返す際に非常に便利です。

3階層目は2階層目のタグ名を先頭に付ける

3階層目は2階層目のタグを使う事で、検索しやすくなる

この方法を使う理由は2つです。

  • 検索のしやすさ
  • タグがダブらない

画像のように、キーワードを入力しただけで自動的に候補が出てきます。

タグの設定時に頭文字を入力するだけで、タグの候補一覧が出てる

予め3階層目にも名前を漬けておくことでより、簡単にタグ付けができます。
有ると無いでは、劇的に効率変わりますよ!

前記の通り、Evernoteでは同じタグは1つしか使えません。
3階層目までくると、タグのだぶりも発生しやすいですが、先頭に名前つければ回避出来ます。

よく使うものはドット以外の記号を使う

[@]や[^]などが使いやすいです。

検索する時に入力しやすく、覚えておける記号を使ってください。

ゴールは継続できる整理方法を見つけること

ゴール

私は新しいもの好きなので、Evernoteが出てすぐにダウンロードしました。

でも使いこなせるようになったのは本当に、ここ最近。

それまでは何度も、使っては挫折して、を繰り返していました。
管理が複雑になりすぎたのと、明確なルールが無かったのが原因です。

そんな私でも、タグを使う整理方法に変えてから、Evernoteは每日使うアプリになりました。
コンテンツを作るのも、情報を収集するのも、なくなったら気絶するレベルで使ってます!

明らかに仕事の効率も上がりました。

ですが、必ずしもあなたのスタイルに合うかは分かりません。

参考にしながら試行錯誤を重ねて、継続出来る整理方法を見つけてください。
是非Evernoteを第二の脳として使ってくださいね!

ps
オススメのEvernoteの整理方法はありますか?
是非コメント欄で教えて下さい:)

pps
まだEvernoteをダウンロードしていない人はこちらから!

 

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