結論から言うと、仕事の効率化は「集中力」が全てです。
私が実践する方法は、集中力を使い効率的に終わらせる方法です。
仕事自体を効率化する方法ではないのであしからず！（仕事自体を効率化させたい人は「【2017年版】Evernoteの整理方法」を参考に。）
さてひとりサイズでビジネスをしている起業家にとって、仕事の効率化は死活問題と言っていいでしょう。
効率化できればより多くの事を成し遂げられ、結果がでる回数も増えますが、効率が悪ければアウトプットの回数も減りチャンスも減ってしまいます。
私が起業してから６年間、生き残る為に学んできた5つの方法をシェアしようと思います。
失敗と綱渡りを繰り返して辿り着いた方法なので、実行するのに努力やストレスを伴う物も多いのですが、、、効果は感じてもらえるはずです。
自分を変えたい人は読んでみてください。
仕事の効率化ができれば寿命が1年伸びる
テクニックの前に、仕事の効率化が人生に与えるインパクトのおさらいです。
仮に１日１時間の節約に成功したとしましょう。
| 1日 | 1時間 |
| 1週間 | 5時間 |
| 1ヶ月 | 20時間 |
| 1年 | 約10日間 |
たった１時間の効率化だけでも、１年で10日間分の時間を得られます。
35年続ければ、約１年分の時間を余計に使えます。
これは寿命が1年伸びたのと同じだと思いませんか？
浮いた時間で新たな挑戦をしたり、家族と楽しい時間を過ごしたいですよね。
そのために私が学んだ、5つの方法を紹介します。
1. 自分を鍛える習慣を入れる
冒頭で言った通り、仕事効率化のカギは「集中力」です。
集中していれば短い時間で多くのことを達成できるからです。
あなたも、集中して仕事をした結果、半分の時間で終わらせた経験が有るはずです。
この状態に入れる回数を増やし、できるだけ長い時間維持する為に、定期的に自分を鍛える習慣を身につけましょう。
例えば私の場合は、毎朝30分程度のトレーニングをしてから１日を始めています。
朝できない時は同じような時間を昼に取ります。
もちろん気分が乗らない日も沢山ありますが、それでもやります（笑
ポイントは「弱い自分」を黙らせること。
自分に打ち勝つ回数を増やせば、その分自信も、自尊心も高まります。
その結果として、弱い自分が表に出る回数も減り、自然と１つの事に集中できる時間が長くなります。
それが仕事の効率化に直接つながるわけです。
自分を鍛える習慣は、肉体的に追い込むトレーニングである必要はありません。
每日決まった時間に読書やメディテーションをするのでもOKです。
自分らしいと思え、鍛える事で「自信や自尊心が高まる」習慣を選びましょう。
■エクササイズ
- 鍛えると自信や自尊心が高まる習慣を選ぶ
- 気分が乗らなくても每日続ける
2. 時間を決めて取り組む
学校の授業のように、１時間枠に仕事をブロックします。
集中力は、集中が必用な時間が分かると、より発揮しやすくなるからです。
あなたも経験が有るかもしれませんが、、、
- 夜に予定が入っている日
- 予定が無い日
その日のうちに提出する書類があるとしたら、どちらの日が早く仕事をこなせますか？
もちろん予定が入っている日ですよね。
約束の時間まで２時間しか無ければ、絶対に２時間で仕事を終わらせようと集中力を発揮するはずです。
反対に時間が決まっていなければ、ダラダラと作業をしてしまうのが人間です。
これと同じ状況を１時間に１回作ることで、集中できる回数が多くなり仕事の効率化につながります。
私の場合はfocus boosterというアプリを使い、50分仕事をし、5分間休憩を繰り返しています。使うツールはキッチンタイマーや、iPhoneのタイマーでも、時間の経過を教えてくれるものなら何でもいいです。
絶対に守るルールは１つ。
タイマーが鳴るまでは、仕事だけに集中しましょう。
■エクササイズ
- タイマーを買う
- インターバルのルールを決める（50/5、60/10など）
3. 予めスケジュールをブロックする
行動と考える時間を別ける為に、スケジュールをブロックしましょう。
- 計画を立てる時間
- 行動し前進する時間
ポイントは計画を綿密に立て「あとは行動するだけ！」の状態を作ることです。
なぜなら考えながら行動するのは、ブレーキとアクセルを同時に踏むようなもので、とてもストレスが掛かるからです。
前日に予定を入れておけば、すぐに仕事に取り掛かれるので、タスク完了の為だけに集中力を使えます。
予定を立てたのに、仕事が効率的に進んでいないと感じるなら、実際は２つ以上の事が同時に進行している可能性が高いと思いましょう。
このような状態が続くと、何かに圧倒されているような感覚いに陥り、集中力の低下とともに、やり遂げられない自分に対しての自信も無くなります。
こういった状態をオーバーウェルミングといい、デメリットしかありません。
マルチタスクキングの時間をブロック
とは言え復数タスクの同時進行が、避けられない時も有りますよね。
この問題を解決する為にあえて「マルチタスキング」の時間をブロックします。
例えば、15分程度のタスクが２〜３あるなら、他の仕事の合間にバラバラに取り組むのではなく、マルチタスキング用に確保した時間にまとめて実行します。
あえてマルチタスキングの時間を取ることで、それ以外の時間に細かい事が気にならなくなるのです。
その結果として集中力が高まり、仕事の効率化につながると言う訳です。
■エクササイズ
- １日の予定は最低でも前日に立てる
- 考える時間と行動する時間は、分けてブロックする
- マルチタスキングの時間をブロック
4. 気を散らす物は排除する
まずはスマホの通知を全て停止しましょう！
受信通知のポップアップや、通知音、SNSにコメントが書かれたことを知らせる通知など、気を散らすものはそこらじゅうにあります。
何度も言ったように、効率化のカギは「集中力」です。
集中力は有限なので、気が散るたびに低下します。
通知を気にするあまり、30分で終わる仕事が１時間かかった経験は、誰しも一度はあるのではないでしょうか？
あなたの気を散らすものは徹底して排除してください。
- 通知音
- ポップアップ
- 電話のコール音
仕事に集中したい時は全てオフにます。
目の前の仕事をやつける事だけに集中しましょう。
のめり込める環境を、自分で作り出す事が重要で、意識的にやらなければ好奇心が赴くままにに人間は流されてしまいます。
私も弱い人間なので、サイレントモード設定を忘れ、通知が鳴ってしまった時は思わずスマホの画面を覗いてしまいます。
メールの返信をするなとか、電話にでるなとか言ってるのではありません、すぐ反応してしまう癖を直すべきなのです。
上手に付き合うためには、電話の折り返しや、メッセージ、SNSに対応する時間をブロックしましょう。
決めた時間で一斉に対応をしたほうが効率的です。
レーザーのように集中できる環境は自分の力で整えましょう！
自分の中から出てくるノイズを消す方法
外部からのノイズを全てオフにしても、自分の中から出て来るノイズだけは残ります。
例えば仕事をしている最中に、
「今日の夕食はなんだろう？」とか「Googleであれを検索したい」と思うことが有るはずです。
そこで実際に仕事を中断して、頭の中に出てきたノイズに耳を傾けてしまうと、集中力が低下するどころか、ゼロに戻ってしまいます。
すぐ出来る解決策は、ノイズが出てきたら付箋に書きだす方法です。
書き出すだけで不思議とノイズは消えるので、集中力が低下することもありません。
自分を鍛えていれば頭に浮かぶノイズも減ります。
ですが完全にゼロにはできないので、上手に付き合う為のスキルも必用です。
■エクササイズ
- サイレントモードに設定
- 通知は全てオフ
- まとめて対応する時間をブロック
- 手元に付箋を用意する
5. 質の高い睡眠を取る
睡眠時間が足らないと間違いなくパフォーマンスは低下します。
私も何度も睡眠時間を減らそうと試しましたが、パフォーマンスを下げず削ることはできませんでした。
睡眠時間が少なくなると、急に眠さが襲ってきたり、なんとなく集中できない状態が続いてしまいます。
その結果、いつもは１時間で終わる仕事に30分余計に掛かることも沢山ありました。
睡眠時間を削るのは短期的にはいいかもしれませんが、慢性的になると、パフォーマンスも低下して仕事が効率化することはありません。
質の高い睡眠を取り、集中して素早く仕事をやり遂げれば自信も高まるので、生活にはずみが出てきます。
そんな良い習慣を身につける為の、おすすめのツールはスリープサイクルというアプリ。
浅い眠りと、深い眠り感知してくれて、できるだけ浅い眠りの時にアラームがなる仕組みです。
覚醒している時にアラームが鳴るので、スッと起きれます。
私もスリープサイクルを使ってから、朝の目覚めが劇的に良くなりました！
無料でダウンロードできるのでかなりオススメです。
ただし注意点は、あなたの身体に必用な睡眠時間を確保しなければ、どんなタイミングで起こされても眠いということです。
いろいろと実験をしながら、ベストな長さを見つけましょう。
■エクササイズ
- 睡眠アプリをダウンロード（スリープサイクルがオススメ）
- 自分に必用な睡眠時間を知る
まとめ
私が考える仕事効率化のカギは「集中力」です。
レーザーののような集中力を持って取り組めば、どんなことでも効率的に素早く成し遂げられると信じています。
そこで集中力を高め、維持する為の環境を作る5つの方法を紹介しました。
- 自分を鍛える習慣を入れる
- 時間を決めて取り組む
- 予めスケジュールをブロックする
- 気を散らす物を排除する
- 質の高い睡眠を取る
外部の環境を少しだけ変えるものから、自分に厳しいノルマを与えて、習慣から変えていく２つの方法を私は実践しています。
もしかすると、難しすぎて出来ないと思う人もいるかもしれませんし、あなたにはフィットしない方法かもしれません。
ですが仕事の効率化に集中力が必用というのは、どんな人でも共通していると思います。
集中力を鍛え、仕事を効率化して有意義な時間を過ごしましょう！
ps 仕事を効率化させる、自分だけの秘訣はありますか？
PPS 今回紹介した以外で、仕事の効率化の為に每日使っているツールはEvernoteです。 マスターすれば絶対に手放せないツールになります。
a4一枚で使い方が分かる「Evernoteハック」を是非ダウンロードしてください。
