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【6つのコツ】手帳を使ったタスク管理で目標をどんどん達成する方法!

by takumi 7月 11, 2017
手帳でタスクを管理して得たい成果を手に入れる方法

日々増えていくタスクを管理しながら、より成果を上げる。

すでに自分のビジネスを持っていてる人でも、これからゼロから始める人でも、
一度はタスク管理に苦労をした事があるはずです。

タスクを全て完了できなかった日は、何か奥歯に物が詰まったような気持ち悪さがありますよね?

私もビジネスを始めた当初は何も知識が無かったので、相当苦労しました。
昔の手帳を今見返すとそのひどさが分かります(笑

ですが、
今は試行錯誤を繰り返し、自分の中でコレだと思えるものができました。

  1. タスク管理の原則を理解

  2. 年間目標の管理(5年間計画)

  3. 月間目標の管理

  4. 週間単位のタスク管理

  5. 每日のタスク管理

  6. レビュー

タスク管理は才能でもなんでもなく、誰でも覚えられるスキルということですね。
原則を覚えコツさえ掴んでしまえばこっちのものです!

タスク管理を効率的に出来るようになってから、ビジネスの効率的も劇的に上がりましたし、ストレスも明らかに減りました。

ビジネスを長く続けていく上で必須のスキルだと思っています。

これから紹介するのは実際に私が使っている手帳を使ったタスク管理方法です。

上手にタスクを管理するスキルを身に付け、
どんどん目標達成していきましょう!!

1. タスク管理の原則!まず知るべきこと!

1-1. タスク管理をする目的

タスクを管理する目的は行動をし、結果を出す為

あなたがタスク管理をする理由はなんですか?

この質問に明確な答えを出せる人は、すでに効果的なタスク管理をしている可能性が高いです。

ズバリ、、、

管理する理由は、行動をして成果を出すため です。

これ以上でもこれ以下でもありません。

成果を出す事が目的でないなら、手帳を使ってタスクの管理をすべきではありません。日々の生活が窮屈に感じてしまうだけです。

タスクを管理することや、手帳などのツールを使う事が目的にならないよう注意しましょう!

1-2. 時間は管理出来ない

時間は管理できない、管理出来るのは行動だけ

タスク管理と聞くと、「時間管理」「タイムマネジメント」という言葉を思い浮かべませんか?

あなたが今よりタスクをこなし、成果を上げたいなら”時間の管理は出来ない”と知るべきです。

時間はどんな人にでも24時間、365日有りますが、私やあなたにはどうする事も出来ません。

時間とはただ流れていくだけですよね。

本当に管理すべきなのは、行動です。
行動は、自分で管理することが出来ます。

するもしないも、自分次第ですからね。

目標達成の為にする行動を、限られた時間に割り振っていく。
その行動を管理する為に手帳やスケジュールツールを使います。

1-3. 一番重要なのは長期目標を作り、明確にすること

タスクの管理で重要なのは、長期目標を明確にすること

タスクを管理す目的は成果を出すこと。

あなたが手に入れたい成果は、長期的な目標を達成して得られるものです。

具体的成果を決めずに、日々のタスクを管理することは出来ません。
というか、まずタスクが出てきませんが、、、

すべての始まりは、あなたの夢だったり、成し遂げたい目標から始まります。

この成果(目標)の部分が明確であれば有るほど、1週間単位、日単位で何をすればいいかも明確になります。

「今日は何をすればいいのかわからない、、、」

と具体的な行動が出てこない場合は、まず目標設定から始めましょう。

起業アイデアを探す人は失敗する、3つの理由】に目標設定のための、3つのエクササイズを紹介しています。参考にしてください!

1-4. タスク管理の全体像を知ろう

タスク管理を効果的に行う為に、あなたが今日実行するタスクが出来るまでの流れを把握しましょう。

多くの場合は次の流れで、今日やるべきタスクが生まれます。

  1. 得たい成果を明確にする(理想の状態)
  2. 5年間で組むべき事は何か?(年間目標)※各年の目標設定
  3. 月毎に何をすれば達成可能か?(月間目標)
  4. 今週取り組むべきことは?(週間目標)
  5. 今日やるべき事はなにか?(タスク)
  6. レビュー&アップデート(レビュー)

私の場合は、このステップで目標設定からタスク出しをしています。

人により若干差はあるかもしれませんが、あなたにも当てはまる部分はあるのではないでしょうか?

2. 手帳を使ったタスクの管理方法

2-1. 年間目標の管理(5年間計画)

年間目標の管理方法。date your dreamの5年計画を使うと便利日々のタスクは、長期的な目標から生まれます。

長期目標と言っても40年後の目標を立てるのは現実的にムリがあります。
不確定なことが多すぎますからね。

私の場合は5年間の目標を各年ごとに決めています。
1年ごとの目標を5個作るので、年間の目標はこの時点で出来上がりです。

なぜ5年かというと、、

3年だと少し短いし、10年だと長過ぎるからです。

感じ方には個人差があるので、あなたが最適だと思う長さで結構です。

長期的な目標が有ってこそ日々のタスクが出てきますし、今日のタスクが明確になります。

できるだけ具体的に設定しましょう!

リフィルはレイメイ藤井から出ている date your dreamシリーズの5年計画を使っています。

このリフィルの良いところは。復数の目標を書き出せる事です。
左端の見出し部分に目標のタイトルを書きます。

例えば、、、

・仕事
・家庭
・趣味
・財産etc…

など、ここは自由に記載をして構いません。

目標はチェックボックスの右側に書き、達成した時にチェックを入れます。
システム手帳に入れて、いつでも見れる状態にするのがいいでしょう。

■年間目標の管理方法

  • 役割を書き出す(会社/家族/趣味/etc…)
  • 役割毎にチェックボックスの右側に目標を書き入れる
  • 達成した物はチェック or 赤線で消す
  • 月間目標の進捗を見て修正(月1回程度)
  • 目標の数を増やしすぎない
  • いつでも見られるようにする

2-2. 月間目標の管理

月間のタスク管理方法。date your dreamの1年計画を使うと便利1年間の目標をブレイクダウンし、1月毎に合計12個の目標を事を書き出します。

未来の目標もできるだけ具体的に書き入れましょう。
あとで修正することになっても、初期段階に全体の予想することで、スケジュールのブレが少なくなります。

月間目標のリフィルもレイメイ藤井から出ている date your dreamシリーズの1年計画を使っています。

予め月が振られてしまっているのですが、修正テープなどで消せば、あなたの好きな月から1年を開始出来ます。

この1年計画もシステム手帳に入れて管理してます。
目標を見失わないためにも、いつでも見れる状態にすることがオススメですね。

各月の目標は進捗具合等によって変更してもOKです。
進め方は自由なので、臨機応変に対応しましょう。

先の目標が具体的に書けない時は、3ヶ月毎に先で区切り、3ヶ月分の目標だけより具体化するのも有効です。

■月間目標の管理方法

  • チェックボックスの右側に目標を書き入れる
  • (op)3ヶ月毎に区切りの線を引くと管理し易い
  • 達成した物はチェック
  • 週の進捗を見て修正(週1回程度)
  • 年間の目標を達成できるタスクになっているか確認

2-3. 週間単位のタスク管理

月間の目標を達成するために、1週間のスケジュールにタスクを落とし込みます。

1時間程度で完了できる小ささまでタスクを分解し、1週間のスケジュールにブロックします。

まずは目標達成の為にやるべき事をウィークリーの手帳に書き込んで行きましょう。

ここで重要なのが、ウィークリーバーチカルを使うことです。
もちろん好き嫌いはあるので、100%とは言えませんが絶対的にオススメです。

理由は、、、

・開いている時間
・ブロックされている時間
・1週間単位やるべきこと

これらが一目瞭然でわかる事です。

週単位のタスク管理のポイントは、
1週間分んもタスクを1度にブロックする事です。

毎日、今日やるのは○○と決めるのではなく、週に1回主要なタスクは予定に組み込んでしまう方法ですね。

とは言え、、、

予期せぬタスクや、ブロックするほどではない細かいタスクも沢山有るはずです。

そういったものは、リフィルのタスク欄に書き出すか、付箋を使って管理します。

そして、細かいタスクの達成率を上げるためにも、あえてマルチタスクを行う時間をブロックしましょう。

その時にここで書き出したタスクを一気に片付けます。

マルチタスクは悪と思われがちですが、あえてマルチタスクの時間をブロックすれば、重要な主要タスクに集中できるので効率は上がります!

1週間バーチカルのリフィルはフランクリン・プランナーのウィークリーバーチカルを使っています。

紙がしっかりしていて使いやすい事と、日毎のタスクを記入出来る欄が有るからです。

手帳タイプなら、イー・ウーマンのアクションプランナーがオススメです。
a5サイズで贅沢に書き込めるのが魅力でした。

アクションプランナーを使っている時は細かいタスクは、付箋を使って管理していました。

私は結局、長期目標と一緒に持ち運べないのが嫌で、システム手帳に落ち着きましたね。

■週間タスクの管理方法

  • チェックボックスの右にタスクを書き、時間をブロックする
    ※開始時間から終了時間まで矢印を引くか四角で囲む
  • 細かいタスクや新規のタスクは、タスク欄か付箋で管理
  • マルチタスクの時間をブロック
  • 達成した物はチェック
  • 重要なタスクが入った場合はリスケジュールOK

2-4. 每日のタスク管理

あとは1日のタスクを実行し終わらせるだけです。

1週間分のタスクを予め決めておくと、明日何をしようか?と毎晩考える必用も無いので本当に気が楽ですよ!

チェックボックスの右側にタスクを書き込んでいるので、完了したらチェックを入れます。

仮に長引いてしまう場合や、重要かつ緊急なタスクが舞い込んで来た時は、その段階でリスケージュールをしましょう。

すでに時間をブロックしていても、新しい予定があなたに取って重要な場合は、容赦なく書き換えます。

ただし、、、

先延ばしされたタスクの穴埋は必用になります。

ブロックされていない時間に、リスケジュールをするか来週に持ち越しましょう。

ポイントは週単位のスケジュールを決める際に、バッファー(余裕)を予め取ることことです。

タスクの遅延やリスケジュールが考えられていない、タイトすぎるスケジュールだと、柔軟な対応が出来ずストレスもたまり、目標を達成できない確率も高まります。

2-5. レビュー

タスク管理の精度を上げる為には、定期的なレビューが必用

タスクやスケジュールをうまく管理しても、必ず予期せぬ出来事は起こります。

レビューを定期的に行い、タスク管理の精度を高めましょう。

■レビューのやり方
※下記の質問に答えて、振り返りを行います。

  • 達成できたことは?
  • なぜ達成できたのか?
  • 達成できなかったことは?
  • なぜ達成できなかったのか?
  • それらをどのように活かせるか?
  • 翌日/翌週/翌月のスケジュールに反映

2-5-1. デイリーレビュー

仕事後か夜に行うレビューです。

当日のスケジュールを確認し、予定どおりに進んだタスクや、反対に完了できなかった物を見つけ出します。

その他にも、予定外に舞い込んできたタスクなどもあるでしょう。

重要度に合わせて翌日からのスケジュールに組み込みます。

この時に翌日の予定を頭に入れておけば、朝から迷わずにスタートダッシュを切れるメリットもあります!

2-5-2. ウィークリーレビュー

必ずやるべきなのがウィークリーレビューです。

その週のに達成できたこと、できなかったことをすべて把握します。

私の場合は、赤ペンで直接スケジュールに書き込んでいます。
できなかったタスクに関しては◯を付けています。

なぜ達成できなかったか?

そもそも重要なタスクだったのか?

など、今一度考えて、必用であれば来週のスケジュールに優先的にブロックします。

この時に月間の目標を再度確認して、来週やるべきことを1週間の予定にブロックします。

基本的には毎週この作業を繰り返します。

私もレビューは毎週欠かさず行っています!

2-5-3.マンスリーレビュー

月末に1月分のレビューを行います。

やり方はウィークリーレビューと全く同じです。

1ヶ月分の進捗をふまえて翌月以降の予定を調整します。

あなたの目標を絵に書いた餅で終わらせないためにも、レビューは必ず行い、こまめに調整をしましょう。

2-6. ポイント

手帳を使ったタスク管理をより効果的に行う為のポイントです!

  • 手帳は1つだけにすべし
  • よりシンプルにルールは少なく
  • 色もなるべく使わない、シンプルに!
  • タスクは予め時間にブロックする
  • 集中力を保つ為に、1つのタスクをまとめて行う
  • マルチタスクの時間をブロック
  • 1時間で実行出来る内容までタスクを細かく分解する
  • ウィークリーレビューは必ず行う
  • 達成出来なくても落ち込まない、翌週に活かす
  • 手帳はただのツール
  • 完璧は求めない、重要なのは目標達成

まとめ

日々のタスクを効率的に手帳で管理するために、まずは長期的な目標を明確にしましょう。

長期目標が明確に定まっていてこそ、タスク管理の精度も向上します。

またタスク管理の目的は、あなたの目標を達成する為だと忘れないでください。

目標を達成する為のツールとして活用するべきで、手帳を使うことや、管理することが目的になってはいけません。

今回の記事では、私が実際に行っている手帳でのタスク管理方法を共有しましたが、全てが必ずしも正しいとは限りません。(少なくとも今の私には合うやり方です!)

それは、一人ひとりの生活スタイルも目標も違うので、100%全員に合う方法は存在しないからです。

ですが、、、

あなたのタスク管理方法が確立していない場合や、これからタスク管理を初めるのであれば、誰かの真似から入るのがオススメです。

試行錯誤を繰り返しながらあなたにとって、ベストなタスク管理の方法を見つけてください。

タスク管理のスキルを身に付け、どんどん目標を達成しましょう!!

ps
あなたオススメのタスク管理方法はありますか?
この記事に関する質問でもいいので、是非コメント欄に共有してください^^

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